Voor veel MKB-ondernemers zijn de licentiekosten van Microsoft Office een flinke kostenpost. Gelukkig bestaat er een volwaardig gratis alternatief: LibreOffice. En dat wordt met elke update beter. Versie 26.2.1 is zojuist uitgebracht met maar liefst 65 verbeteringen.
Wat biedt LibreOffice jouw bedrijf?
LibreOffice is een complete kantoor-suite die alle programma's bevat die je dagelijks nodig hebt:
- Writer: tekstverwerker (vergelijkbaar met Word)
- Calc: spreadsheetprogramma (zoals Excel)
- Impress: presentaties maken (zoals PowerPoint)
- Draw: tekenen en diagrammen
- Base: databasebeheer (zoals Access)
- Formula: wetenschappelijke notaties
Het mooie aan LibreOffice is dat het volledig gratis is én goed samenwerkt met Microsoft Office-bestanden. Je kunt Word-, Excel- en PowerPoint-documenten gewoon openen en bewerken. Voor veel bedrijfsprocessen is het een meer dan adequate oplossing.
Wanneer is LibreOffice een goede keuze?
Uit mijn ervaring als software developer zie ik dat LibreOffice vooral geschikt is voor bedrijven die:
- Voornamelijk basis kantoortaken uitvoeren
- Willen besparen op softwarelicenties
- Niet afhankelijk zijn van geavanceerde Office-functies
- Waarde hechten aan open source software
Voor een webshop die hoofdzakelijk facturen verwerkt en spreadsheets bijhoudt, is LibreOffice perfect. Voor een marketingbureau dat dagelijks complexe PowerPoint-presentaties maakt met specifieke plugins, kan Microsoft Office handiger zijn.
Let wel op: als je intensief samenwerkt met externe partijen die Microsoft Office gebruiken, kun je soms formattering-problemen tegenkomen. Test dit dus eerst grondig voordat je overschakelt.
De kosten-batenanalyse
Een Microsoft Office-licentie kost al snel €100-150 per gebruiker per jaar. Voor een bedrijf met 10 werknemers ben je dus €1000-1500 per jaar kwijt. LibreOffice kost niets. Die besparing kun je investeren in andere digitalisering van je bedrijf.
Wel moet je rekening houden met eventuele omscholingskosten. Hoewel LibreOffice intuïtief is, zullen medewerkers even moeten wennen aan de andere interface. Plan hiervoor wat tijd in.
Een praktische tip: je hoeft niet meteen volledig over te schakelen. Begin bijvoorbeeld met LibreOffice Writer voor interne documenten, en kijk hoe dat bevalt. Zo kun je geleidelijk evalueren waar het wel en niet werkt voor jouw bedrijfsprocessen.
Overweeg je om over te stappen naar LibreOffice, of heb je vragen over andere manieren om je software-kosten te optimaliseren? Ik help je graag bij het maken van de juiste keuzes voor jouw bedrijf.