Uren boeken, factuur volgt: doorbelasting tussen bv’s

Twee of meer bv’s, één ondernemer, en aan het einde van elk kwartaal een medewerker die de urenregistraties naast elkaar legt om uit te zoeken wie er voor wie heeft gewerkt. Dat zien we vaker dan je zou denken bij bedrijven die met een holding en een of meer werkmaatschappijen werken, of gewoon met een paar bv’s die elkaar op de payroll helpen. Personeel van de ene bv werkt een dag mee bij de andere, een monteur van de techniekpoot draait een klus voor de verhuurpoot, een marketeer op de loonlijst van de holding maakt content voor de dochteronderneming. Al die uren moeten ergens worden doorbelast. Doe je dat niet, dan klopt de jaarrekening niet en riskeer je bij een controle vragen over de zakelijkheid van de onderlinge verhoudingen.

Het probleem: uitzoeken wie wat aan wie verschuldigd is

In de praktijk gebeurt dat doorbelasten aan het einde van het kwartaal, soms pas bij de jaarafsluiting. Iemand, vaak de directeur zelf of de boekhouder, gaat dan terug de tijdregistratie in en probeert te reconstrueren welke uren voor welke bv zijn gemaakt. Dat is werk waar niemand op zit te wachten en dat maanden later gebeurt, als niemand zich meer precies herinnert of die dinsdag in maart nou voor de ene of de andere bv was. De uitkomst is een schatting die ongeveer klopt, een creditfactuur die met terugwerkende kracht wordt opgemaakt, en soms een accountant die vraagt om een onderbouwing die er niet is. Het bedrag zelf is meestal niet het grootste probleem, dat wordt uiteindelijk wel rechtgetrokken. Het probleem is dat de doorbelasting achteraf wordt verzonnen in plaats van dat die volgt uit wat er daadwerkelijk is gebeurd.

Waarom bestaande software dit niet oplost

Boekhoudpakketten zijn goed in het verwerken van een factuur zodra die er is. Ze zijn niet goed in het signaleren dat er een factuur had moeten ontstaan. Urenregistratietools houden bij wie wanneer heeft gewerkt, maar weten niets van de bv-structuur erachter en van de vraag wie aan wie moet doorbelasten. Je kunt een project of kostenplaats aanmaken per bv, maar dan verschuift het probleem alleen: iemand moet nog steeds handmatig die kostenplaatsen bij elkaar optellen, vertalen naar een intern tarief en er een factuur van maken.

Wij zien dit soort administratie vaak op Excel draaien: een tabblad per bv-combinatie, elk kwartaal handmatig bijgewerkt door iemand die precies weet hoe het werkt, en die daardoor niet met vakantie kan tijdens de kwartaalafsluiting. Zodra die persoon een keer ziek is of vertrekt, staat de doorbelasting stil totdat iemand anders het spreadsheet heeft doorgrond.

Wat we gebouwd hebben: AdComPro

Voor dit probleem hebben we AdComPro gebouwd. Het uitgangspunt is simpel: een medewerker boekt zijn uren op een project of klus, zoals hij toch al doet. Achter die boeking hangt vast voor welke bv het werk is gedaan en op welke loonlijst de medewerker staat. Zodra die twee niet overeenkomen, herkent het systeem dat er sprake is van intercompanywerk en telt het die uren automatisch mee in de doorbelasting tussen die bv’s.

Aan het eind van de maand, in plaats van het kwartaal, staat de doorbelasting klaar: wie heeft voor wie gewerkt, hoeveel uur, tegen welk intern tarief, en wat de openstaande intercompanyfactuur tussen die bv’s wordt. Geen reconstructie achteraf, geen tabblad per bv-combinatie, geen afhankelijkheid van één persoon die het spreadsheet snapt. De factuur volgt de uren, niet andersom. Wat wel blijft, bewust, is een controlemoment: iemand beoordeelt de conceptfactuur voordat die de boekhouding ingaat. Een systeem dat blind doorbelast zonder dat er iemand naar kijkt, levert net zo makkelijk een verkeerd bedrag op als een handmatige rekensom, alleen sneller.

Hetzelfde principe hebben we ook gebouwd voor bedrijven die in meerdere valuta werken: een project waarop uren of kosten in verschillende munten binnenkomen, kent daar dezelfde welles-nietes-discussie als de bv-doorbelasting, alleen dan over de koers in plaats van over het uur. Daarom leggen we de wisselkoers vast op het moment dat het project wordt aangemaakt, in plaats van dat iedereen op het moment van factureren zijn eigen koers erop plakt. Zo blijft de vergelijking tussen geboekte uren en het uiteindelijke bedrag kloppen, ook maanden later.

Dit is typisch een geval voor maatwerksoftware: het probleem is te specifiek voor een kant-en-klaar boekhoudpakket en te belangrijk om op een spreadsheet te laten draaien die maar door één persoon wordt begrepen.

Dit lost niet op waarom een bedrijf uit meerdere bv’s bestaat, en het maakt de fiscale kant van doorbelasting niet vanzelf goed: een zakelijk intern tarief blijft iets waar je boekhouder naar moet kijken. Wat het wel doet, is het rekenwerk weghalen bij de mensen die daar nu elk kwartaal handmatig mee bezig zijn, en het moment waarop een fout zichtbaar wordt verplaatsen van de jaarafsluiting naar de maand waarin hij ontstaat. Voor de accountant scheelt dat vooral tijd: in plaats van één keer per jaar een reeks reconstructies na te lopen, krijgt hij twaalf maandelijkse doorbelastingen die al onderbouwd binnenkomen.