Excel vervangen door een applicatie
Eén centrale administratie met gebruikers, rechten en betrouwbare gegevens. Een kleine eerste versie vanaf €2.500 excl. btw, met een vaste offerte na beoordeling.
Wanneer is een applicatie beter dan Excel?
Excel vervangen door een applicatie betekent dat je gegevens, berekeningen en werkproces verhuist naar een webapplicatie met één centrale database. Medewerkers werken in de browser, met hun eigen account en rechten. Exporteren naar Excel kan onderdeel blijven van het proces.
Excel werkt goed voor berekeningen, analyses en kleine overzichten. Vervangen wordt interessant wanneer meerdere mensen dezelfde administratie bijhouden, gegevens overtypen of afhankelijk zijn van formules die één collega begrijpt. Dan draait het om betrouwbaarheid en samenwerking.
Altena Digital bouwt maatwerksoftware rond dat bestaande proces. We beginnen bij het bestand en de mensen die ermee werken, zodat duidelijk is wat de applicatie moet overnemen.
Herken je dit in je dagelijkse werk?
Meerdere versies
Een planning staat op de netwerkschijf, een aangepaste kopie in de mail. Een applicatie geeft betrokkenen toegang tot dezelfde actuele gegevens.
Kwetsbare berekeningen
Formules, verwijzingen en macro’s bepalen de uitkomst. We brengen die logica in kaart en testen de nieuwe berekeningen met afgesproken voorbeelden.
Dubbele invoer
Je zet orders, uren of klantgegevens over tussen bestanden en andere software. Een API-koppeling kan die gegevens rechtstreeks uit het bronsysteem ophalen.
Wat verandert er voor je medewerkers?
Bijvoorbeeld bij een projectadministratie: medewerkers registreren uren bij een project, een verantwoordelijke controleert ze en de administratie gebruikt de goedgekeurde gegevens. Een rapport hoeft dan niet telkens uit losse bestanden te worden samengesteld.
Welke functies je nodig hebt, hangt af van je proces. Denk aan invoervalidatie, verschillende gebruikersrollen, een wijzigingshistorie, overzichten en koppelingen met boekhouding of CRM. Moeten klanten ook gegevens kunnen inzien? Dan kan een klantportaal daarop aansluiten.
We spreken vooraf af welke gegevens en handelingen in de eerste versie zitten. Een afgebakende administratie is een andere opdracht dan een complete bedrijfsapplicatie.
Een zichtbaar voorbeeld: AdComPro
Ons eigen product AdComPro brengt projecten, uren, budgetten en facturatie samen. Het dashboard hierboven laat zien hoe gegevens uit één applicatie bij elkaar komen.
Volg bijvoorbeeld één geregistreerd uur: het hoort bij een taak en een project, telt mee in de budgetbewaking en vormt de basis voor facturatie. Dat is het soort samenhang dat je anders met bestanden en handmatige controles moet organiseren.
AdComPro is een bestaand softwareproduct van Altena, geen case van een specifieke Excel-migratie. Past zo’n bestaand product bij je proces, dan bespreken we dat eerst. Voor een afwijkende werkwijze kunnen we een applicatie op maat bouwen.
Van Excel-bestand naar geteste applicatie
- 01
Bestand en proces begrijpen
We bekijken tabbladen, formules, macro’s, gegevensbronnen en gebruikers. Jij geeft aan welke uitkomsten moeten kloppen en welke uitzonderingen vaak voorkomen.
- 02
Eerste versie afbakenen
Samen kiezen we één bruikbaar proces. We leggen schermen, rollen, koppelingen en acceptatiecriteria vast, zodat de omvang van de eerste fase duidelijk is.
- 03
Gegevens en berekeningen testen
We voeren een proefimport uit en vergelijken aantallen en uitkomsten met afgesproken referentiegegevens. Dubbelingen, ontbrekende velden en afwijkingen bespreken we vóór de overstap.
- 04
Overstappen en overdragen
We plannen wanneer het oude bestand stopt en de applicatie de bron wordt. Back-up, laatste import, controle, uitleg en eventuele terugval worden in het overstapplan opgenomen.
Wat kost Excel vervangen door een applicatie?
Richtprijs: €2.500 tot €5.000 excl. btw voor een kleine eerste versie. Denk aan één afgebakend proces, eenvoudige invoerschermen en berekeningen, maximaal twee gebruikersrollen en een import uit één opgeschoond Excel-bestand. Uitgebreide macro’s en externe koppelingen vallen buiten deze basis.
Voor extra werkstromen, goedkeuringen of één afgebakende API-koppeling is €5.000 tot €10.000 excl. btw een bruikbare budgetindicatie. Meerdere bronsystemen, complexe berekeningen of een grotere bedrijfsapplicatie worden afzonderlijk begroot.
Deze bedragen zijn indicaties voor de eenmalige bouw, geen onvoorwaardelijke pakketprijzen. Hosting, onderhoud, externe licenties en omvangrijke gegevensopschoning zijn niet inbegrepen. Na beoordeling van het bestand ontvang je een vaste prijs voor de afgesproken scope.
Een betrouwbare prijs vraagt inzicht in het bestand. Het aantal tabbladen zegt weinig: een klein bestand kan ingewikkelde macro’s bevatten, terwijl een groot gegevensbestand eenvoudig te importeren is.
- Berekeningen: formules, macro’s en uitzonderingen die opnieuw moeten worden opgebouwd.
- Gebruikers: rollen, goedkeuringen en wie welke gegevens mag zien.
- Gegevens: opschonen, historie overzetten en de proefimport controleren.
- Koppelingen: beschikbare API’s, gegevensstromen en foutafhandeling.
Je krijgt een voorstel met een vaste prijs voor de afgesproken fase. Hosting, onderhoud en eventuele licenties van derden worden apart benoemd. Lees hoe we scope en offerte opbouwen.
Beschrijf eerst wat het bestand doet, hoeveel mensen ermee werken en welke systemen erbij betrokken zijn. Deel nog geen klantgegevens via het contactformulier; we stemmen af hoe we een voorbeeldbestand kunnen bekijken.
Veelgestelde vragen
Wat kost een Excel-applicatie?
Een kleine eerste versie heeft een richtprijs van €2.500 tot €5.000 excl. btw. Een uitbreiding met extra werkstromen of één afgebakende API-koppeling heeft een indicatieve bouwsom van €5.000 tot €10.000 excl. btw. Hosting, onderhoud en externe licenties komen daar apart bij. De definitieve prijs volgt uit de afgesproken scope.
Moet ik mijn Excel-formules en macro’s zelf uitschrijven?
Nee. We onderzoeken samen welke berekeningen en handelingen nodig zijn. VBA-macro’s worden niet automatisch browserfuncties: we bepalen welke logica we overnemen, vervangen of niet meer nodig hebben.
Kan mijn bestaande data mee?
Dat is onderdeel van het migratieplan. We spreken af welke gegevens en historie meegaan, voeren een proefimport uit en controleren de resultaten voordat je overstapt.
Kan ik nog naar Excel exporteren?
Ja, als onderdeel van de afgesproken functionaliteit. Excel kan nuttig blijven voor losse analyses en rapportages, terwijl de applicatie de centrale administratie bijhoudt.
Wanneer is maatwerk niet nodig?
Als Excel voor een beperkt aantal gebruikers goed werkt, kan verbeteren voldoende zijn. Ook kan een bestaand softwarepakket je proces al ondersteunen. We vergelijken die mogelijkheden voordat we een nieuwe applicatie voorstellen.
Hoe lang duurt het traject?
Voor een afgebakende eerste versie is vier tot acht weken een gebruikelijk uitgangspunt. De definitieve planning hangt af van berekeningen, koppelingen, datakwaliteit en de tijd die nodig is om samen te testen.
Van wie zijn de software en de gegevens?
De maatwerkcode en gegevens zijn van jou. We spreken ook af hoe documentatie, toegang, hosting en onderhoud worden overgedragen. Meer over onze werkwijze staat bij onze aanpak.
Praktische voorbereiding
Wat doet dat ene Excel-bestand voor jouw bedrijf?
Beschrijf het proces, de gebruikers en waar het misgaat. Je krijgt een eerste inschatting van de mogelijkheden en de stappen naar een betrouwbare applicatie.